Directeur administratif

Recrutement ART Inc. est fière de représenter son client (Pipes & Piling Supplies Ltd.) dans le cadre de la recherche d’un directeur administratif.

Cette entreprise privée existe depuis plus de soixante-cinq ans et exploite une douzaine de sites à travers l’Amérique du Nord. Elle est un fournisseur clé et un fabricant de matériaux pour les grandes entreprises de construction, approvisionnant des projets d’infrastructure (ponts, viaducs, installations portuaires, aéroports, réseaux de distribution d’eau et constructions liées à l’énergie, tant au Canada qu’aux États-Unis). L’entreprise importe des matériaux d’Asie et d’Europe.

Sous la responsabilité du président, le titulaire du poste est chargé de superviser les opérations quotidiennes de l’organisation (services comptables de chaque site, examen des contrats ou recours à une assistance juridique externe si nécessaire, supervision de la facturation et questions relatives aux ressources humaines) et de mettre en œuvre les politiques et procédures administratives. Une expérience en technologies de l’information et de solides connaissances en comptabilité seraient un atout.

 

Principales responsabilités :

• Diriger, coordonner et soutenir les équipes financières
• Mettre en œuvre, améliorer et faire respecter les politiques et procédures administratives
• Assurer le bon déroulement des opérations quotidiennes et l’efficacité des processus interdépartementaux
• Produire des rapports de performance, des analyses financières et des indicateurs clés de performance à l’intention de la direction
• Identifier les possibilités d’amélioration continue, tant sur le plan des ressources humaines que sur le plan technologique

Comptes recevables: 

• Vérifier régulièrement les paiements reçus et les rapprocher des factures émises
• Vérifier que les factures et les pièces justificatives des sous-traitants sont conformes aux conditions contractuelles
• Vérifier les factures des sous-traitants avant de les transmettre au service financier
• Assurer le suivi des retards de paiement (e-mails, appels, courriers)
• Gérer les litiges avec les clients et les situations de recouvrement
• Générer des rapports de suivi (clients à risque, trésorerie, prévisions de recouvrement)
• Analyser les tendances de paiement et recommander des ajustements aux politiques de crédit

Comptes payables: 

• Superviser la réception, la vérification et la saisie des factures fournisseurs
• Valider les approbations de paiement conformément aux politiques internes
• S’assurer que les délais de paiement sont respectés afin de maintenir de bonnes relations avec les fournisseurs
• Surveiller les soldes fournisseurs, résoudre les écarts et maintenir des registres précis
• Optimiser les processus pour améliorer l’efficacité et assurer la conformité réglementaire
• Superviser la création, l’émission et le suivi des factures clients
• Générer des rapports sur les dépenses et les flux de trésorerie sortants

Gestion des contrats: 

• Organiser des réunions hebdomadaires de suivi des contrats afin de recenser les problèmes, de clarifier les questions et de trouver des solutions
• Gérer le suivi des modifications apportées aux contrats avec les sous-traitants relevant de votre responsabilité
• Tenir à jour des dossiers, des registres et des archives contractuels précis afin de garantir la transparence et d’être prêt pour les audits
• Assurer la coordination avec le contrôle de projet afin de s’assurer que l’avancement des contrats correspond aux rapports sur les coûts et le calendrier
• Assister les superviseurs techniques de chantier et le chef de chantier dans la gestion des modifications sur site et préparer les documents justificatifs
• Négocier les refacturations et les litiges contractuels

Exigences :

• BAC en administration, en comptabilité, en finance ou autre domaine connexe ainsi que huit (8) à dix (10) années d’expérience en gestion d’équipe, ainsi qu’en gestion administrative et financière
• Expérience dans le domaine de la construction (un atout)
• Excellentes aptitudes en communication et en négociation
• Connaissance des conditions contractuelles courantes et des principes juridiques
• Capacité à identifier les faiblesses contractuelles et à les prévenir ou y remédier
• Bonnes aptitudes à la communication et capacité à interagir avec les clients, et les entrepreneurs
• Bilinguisme français/anglais
• Disponibilité à se déplacer à travers nos bureaux (St-Felix de Kingsey, St-Hubert)
• Avoir un souci du bien-être et du développement de son équipe
• Posséder un sens aigu de l’organisation et de la mise en place de processus efficaces
• Accorder une grande importance à la rigueur dans les procédés et les méthodes de travail
• Posséder une excellente habileté de communication et de collaboration

 

Ce que l’entreprise peut vous offrir: 

• Assurance collective
• Programme de santé et mieux être, PAE, télémédecine et allocation annuelle pour activités sportives
• Un environnement de travail accueillant, chaleureux et axé sur le service à la clientèle
• Une équipe dynamique et axée sur l’amélioration continue

Note : L'usage du générique masculin a pour seul but d'alléger la lecture du texte.