Directeur administratif

Recrutement ART Inc. est fière de représenter son client (Pipes & Piling Supplies Ltd.) dans le cadre de la recherche d’un directeur administratif.

Cette entreprise privée existe depuis plus de soixante-cinq ans et exploite une douzaine de sites à travers l’Amérique du Nord. Elle est un fournisseur clé et un fabricant de matériaux pour les grandes entreprises de construction, approvisionnant des projets d’infrastructure (ponts, viaducs, installations portuaires, aéroports, réseaux de distribution d’eau et constructions liées à l’énergie, tant au Canada qu’aux États-Unis). L’entreprise importe des matériaux d’Asie et d’Europe.

Sous la responsabilité du président, le titulaire du poste est chargé de superviser les opérations quotidiennes de l’organisation (services comptables de chaque site, examen des contrats ou recours à une assistance juridique externe si nécessaire, supervision de la facturation et questions relatives aux ressources humaines) et de mettre en œuvre les politiques et procédures administratives. Une expérience en technologies de l’information et de solides connaissances en comptabilité seraient un atout.

 

Recrutement ART Inc. is proud to represent its client (Pipes & Piling Supplies Ltd.) in the search for an Administrative Director.

This private company has been in operation for over sixty-five years and operates approximately a dozen sites across North America. It is a key supplier and manufacturer of materials for major construction companies, supporting infrastructure projects (bridges, overpasses, port facilities, airports, water distribution systems, and energy-related construction) in both Canada and the United States. The company imports materials from Asia and Europe.

Reporting to the President, the incumbent is responsible for overseeing the organization’s day-to-day operations (accounting services for each site, contract review or coordination with external legal support when required, supervision of billing, and matters related to human resources) and for implementing administrative policies and procedures. Experience in information technology and strong accounting knowledge would be considered assets.

 

Principales responsabilités :

• Diriger, coordonner et soutenir les équipes financières
• Mettre en œuvre, améliorer et faire respecter les politiques et procédures administratives
• Assurer le bon déroulement des opérations quotidiennes et l’efficacité des processus interdépartementaux
• Produire des rapports de performance, des analyses financières et des indicateurs clés de performance à l’intention de la direction
• Identifier les possibilités d’amélioration continue, tant sur le plan des ressources humaines que sur le plan technologique

Comptes recevables: 

• Vérifier régulièrement les paiements reçus et les rapprocher des factures émises
• Vérifier que les factures et les pièces justificatives des sous-traitants sont conformes aux conditions contractuelles
• Vérifier les factures des sous-traitants avant de les transmettre au service financier
• Assurer le suivi des retards de paiement (e-mails, appels, courriers)
• Gérer les litiges avec les clients et les situations de recouvrement
• Générer des rapports de suivi (clients à risque, trésorerie, prévisions de recouvrement)
• Analyser les tendances de paiement et recommander des ajustements aux politiques de crédit

Comptes payables: 

• Superviser la réception, la vérification et la saisie des factures fournisseurs
• Valider les approbations de paiement conformément aux politiques internes
• S’assurer que les délais de paiement sont respectés afin de maintenir de bonnes relations avec les fournisseurs
• Surveiller les soldes fournisseurs, résoudre les écarts et maintenir des registres précis
• Optimiser les processus pour améliorer l’efficacité et assurer la conformité réglementaire
• Superviser la création, l’émission et le suivi des factures clients
• Générer des rapports sur les dépenses et les flux de trésorerie sortants

Gestion des contrats: 

• Organiser des réunions hebdomadaires de suivi des contrats afin de recenser les problèmes, de clarifier les questions et de trouver des solutions
• Gérer le suivi des modifications apportées aux contrats avec les sous-traitants relevant de votre responsabilité
• Tenir à jour des dossiers, des registres et des archives contractuels précis afin de garantir la transparence et d’être prêt pour les audits
• Assurer la coordination avec le contrôle de projet afin de s’assurer que l’avancement des contrats correspond aux rapports sur les coûts et le calendrier
• Assister les superviseurs techniques de chantier et le chef de chantier dans la gestion des modifications sur site et préparer les documents justificatifs
• Négocier les refacturations et les litiges contractuels

 

Key responsabilities :

• Lead, coordinate, and support finance teams
• Implement, improve, and enforce administrative policies and procedures
• Ensure smooth daily operations and the efficiency of cross-departmental processes
• Prepare performance reports, financial analyses, and key performance indicators for management
• Identify opportunities for continuous improvement in both human resources and technology

Accounts Receivable: 

• Regularly verify incoming payments and reconcile them with issued invoices
• Ensure subcontractor invoices and supporting documents comply with contractual terms
• Review subcontractor invoices before submitting them to the finance department
• Follow up on overdue payments (emails, calls, letters)
• Manage client disputes and collection situations
• Generate monitoring reports (at-risk clients, cash flow, collection forecasts)
• Analyze payment trends and recommend adjustments to credit policies

Accounts Payable:

• Oversee the receipt, verification, and entry of vendor invoices
• Validate payment approvals in accordance with internal policies
• Ensure payment deadlines are met to maintain strong vendor relationships
• Monitor vendor balances, resolve discrepancies, and maintain accurate records
• Optimize processes to improve efficiency and ensure regulatory compliance
• Oversee the creation, issuance, and tracking of customer invoices
• Generate reports on expenses and outgoing cash flows

Contract Management:

• Organize weekly contract review meetings to identify issues, clarify questions, and find solutions
• Manage the tracking of changes to subcontractor agreements under your responsibility
• Maintain accurate contract files, records, and archives to ensure transparency and audit readiness
• Coordinate with project control to ensure contract progress aligns with cost and schedule reports
• Support site supervisors and project managers in managing on-site changes and preparing supporting documentation
• Negotiate back-charges and contractual disputes

 

Exigences :

• BAC en administration, en comptabilité, en finance ou autre domaine connexe ainsi que huit (8) à dix (10) années d’expérience en gestion d’équipe, ainsi qu’en gestion administrative et financière
• Expérience dans le domaine de la construction (un atout)
• Excellentes aptitudes en communication et en négociation
• Connaissance des conditions contractuelles courantes et des principes juridiques
• Capacité à identifier les faiblesses contractuelles et à les prévenir ou y remédier
• Bonnes aptitudes à la communication et capacité à interagir avec les clients, et les entrepreneurs
• Bilinguisme français/anglais
• Disponibilité à se déplacer à travers nos bureaux (St-Felix de Kingsey, St-Hubert)
• Avoir un souci du bien-être et du développement de son équipe
• Posséder un sens aigu de l’organisation et de la mise en place de processus efficaces
• Accorder une grande importance à la rigueur dans les procédés et les méthodes de travail
• Posséder une excellente habileté de communication et de collaboration

 

Requirements & Qualifications :

• Bachelor’s degree in administration, accounting, finance or a related field, along with eight (8) to ten (10) years of experience in team management as well as administrative and financial management
• Experience in the construction industry (an asset)
• Strong communication and negotiation skills
• Knowledge of standard contractual conditions and legal principles
• Ability to identify contractual weaknesses and prevent or resolve them
• Good communication skills and ability to interact with clients and contractors
• Bilingualism (French/English)
• Availability to travel between our offices (St-Félix-de-Kingsey, St-Hubert)
• Commitment to the well-being and development of the team
• Strong organizational skills and ability to implement efficient processes
• High level of rigor in procedures and work methods
• Excellent communication and collaboration skills

 

Ce que l’entreprise peut vous offrir: 

• Assurance collective
• Programme de santé et mieux être, PAE, télémédecine et allocation annuelle pour activités sportives
• Un environnement de travail accueillant, chaleureux et axé sur le service à la clientèle
• Une équipe dynamique et axée sur l’amélioration continue

 

What the company offers: 

• Group insurance
• Health and wellness program, EAP, telemedicine, and annual allowance for sports activities
• A welcoming, warm, and customer-focused work environment
• A dynamic team focused on continuous improvement

Note : L'usage du générique masculin a pour seul but d'alléger la lecture du texte.